Упрощаем операционное управление в бизнесе

Моя цель жизни — избавить бизнес от бардака во всем мире. Каждый день мы сталкиваемся с результатами работы сотни бизнесов, и от того, как они работают, зависит наш день. А мне безумно не нравится сталкиваться с плохим сервисом, срывом сроков, нарушением обещаний, думаю и вам тоже. Я понимаю, что большинство проблем в бизнесе связано с моделью управления и процессами внутри компании. Где-то не проконтролировали знания сотрудника и теперь у вас не полный комплект заказа, где-то отсутствует контроль качества и поэтому вам не перезванивают по заявке, а где-то сотрудники не знают к кому обращаться и поэтому вы сталкиваетесь с полным хаосом и сидите в очереди. А эти проблемы не так сложно решить, как кажется, и я хочу помочь вам с ними справиться.

Когда люди из других компаний видели этот инструмент — они просили дать возможность им пользоваться. И в скором времени мы сделали инструмент публичным и начали активно развивать, так как он действительно решал проблемы не только нашего бизнеса, но и других.

Помимо Platrum я также являюсь основателем сервиса сквозной аналитики Roistat.com. Компания была основана в 2014 году и сейчас в ней работает несколько сотен сотрудников. И каждый день мы делаем все, чтобы оказывать услуги наивысшего качества, и чтобы у клиентов не было повода расстраиваться. Для этого мы регулярно улучшаем наши управленческие навыки. А так как мы фанаты автоматизации, то постоянно внедряем различные сервисы для помощи. Перепробовали десятки таск-менеджеров, различные системы хранения регламентов, файлов, паролей и т.п. И с одной стороны они решали часть проблем, но с другой — создавали новые. Нужно было выдавать учетные записи при найме новых сотрудников, а при их увольнении забирать. Контролировать, чтобы при смене должностей человек имел только нужные сервисы, а в них — именно те права, которые ему положены. А для некоторых управленческих задач вообще не существовало нужного решения.

В 2018 году я глубоко погрузился в изучение структуры компании, и ее конечно же нужно было где-то фиксировать. Для начала я использовал excel, потом сервис для рисования диаграмм и постоянно мучился от нехватки возможностей. Поэтому со временем мы сделали конструктор структуры компании, который решал крайне важную для нас проблему. В Roistat этот инструмент моментально прижился: все сотрудники всегда имели доступ к актуальной информации понимали, кто и за что отвечает. Какие сотрудники есть в компании и к кому можно обратиться за помощью. Мы описали продукт для каждой выполняемой функции, и людям стало понятней, что от них ожидает компания. Это в свою очередь привело к росту показателей и улучшению результатов. Чуть позже мы расширили этот инструмент метриками. Они очень хорошо работают в связке со структурой компании, когда за каждой должностью можно закрепить ключевые метрики.

Так как Roistat активно растёт, то мы постоянно сталкиваемся с обучением сотрудников, созданием инструкций и хранением базы знаний. Мы перепробовали множество сервисов и постоянно сталкивались с проблемой разграничения доступов, актуальности и дублирования документов и создания дальнейшего обучения по ним. Чтобы решить эти проблемы, мы сделали модуль базы знаний, который привязан к структуре компании. Одна из главных особенностей нашей базы знаний — это глубокая интеграция с модулем обучения. Теперь не нужно создавать отдельно учебные материалы, к каждому документу можно добавить вопросы. Ведь вы пишете документ, чтобы кто-то его прочитал, а значит после этого он должен подтвердить полученные знания, пройдя тесты. При этом мы сделали множество интересных механизмов регулярных проверок знаний и информирования всех заинтересованных в изменении документа. И конечно же отчеты о том, кто и какие документы читает.

Для того, чтобы компания долго существовала очень важно контролировать денежные потоки. Но часто управление финансами оторвано от менеджмента. Бухгалтер и финансовый директор, в лучшем, случае все ведут в 1С, которая чаще всего не удобна для топ-менеджмента, а в худшем — все ведётся в excel файлах, и чтобы построить базовые отчеты, люди сидят месяцами в поисках ошибок. Для этого в Roistat, во внутренней ERP, у нас был модуль финансов, который помогал решать эти проблемы, но мы начали выходить на международный рынок и у нас появились транзакции в евро и долларах. Наша внутренняя система не поддерживала мультивалютность и вместо того, чтобы исправить эту ошибку только для себя, мы решили сразу открыть этот модуль для всех и сделали мультивалютные финансы в Platrum. Он очень простой в использовании, но при этом закрывает потребности в учете финансов даже для компаний с миллиардными выручками. Я не знаю инструмента, где так же просто можно построить PnL и Cashflow отчет, который будет понятен не только финансисту. А когда информацией удобно пользоваться – управленческие решения принимаются быстро и своевременно.

С учетом имущества компании существует похожая проблема. Есть либо очень сложные громоздкие системы, либо простые сервисы, но в которых невозможно, например, учитывать амортизацию. А это же очень важно для понимания происходящего – на какую сумму сейчас в компании есть имущество и кто за него отвечает. В Platrum, конечно же, мы это сделали. Все имущество можно закреплять за сотрудником. Он может в любое время проверить, что за ним закреплено, и система не позволяет «уволить», пока оборудование не будет передано кому-то другому. Так просто, но почему-то этого нет в других сервисах.

А пароли вашей компании где хранятся? Чаще всего в гугл эксельках и, конечно же, вы не контролируете кому эти файлы доступны. И вряд ли вы вспоминаете поменять пароли, после того, как попрощались с тем, кто имел доступ к этому файлу. А ведь из-за этого многие теряют базу клиентов, доступы к сайтам, а некоторые лишаются и бизнеса. Наш инструмент хранения паролей помогает избавиться от этих проблем: он напомнит вам, когда пароль нужно менять и кто к нему имел доступ.

И продолжать я могу бесконечно, так как в первую очередь я менеджер в своей компании, и я сталкивался с огромным количеством проблем. Я заплатил огромную цену за этот опыт. Я хочу, чтобы в вашем бизнесе не было бардака, я не хочу чтобы вы и ваши сотрудники страдали. Поэтому мы делаем такой инструмент, который будет помогать управлять вашей компанией и сбережет много нервов. Мы дорабатываем его каждый день и у нас ещё очень много планов. Мы хотим сделать из Platrum инструмент, который будет снимать большинство менеджерской рутины, чтобы у вас освобождалось время для творчества и действительно полезных дел.

Я от всей души рекомендую вам разобраться с Platrum и внедрить его в вашей компании.

Давайте избавимся от бардака!